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Norme ISO 30401 – Système de management des connaissances : Quels enjeux ? Quels objectifs ?

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Publiée en Novembre 2018 dans un document synthétique d’une vingtaine de pages, la norme ISO 30401 établit des exigences et fournit des lignes directrices pour instaurer, maintenir, réviser et améliorer un système efficace de management des connaissances dans les organisations. Toutefois, depuis 2015, différentes normes commencent à intégrer des paragraphes au sujet du management des connaissances (par exemple, le paragraphe 7.1.6 de la norme ISO 9001). La norme ISO 30401 est la première norme traitant uniquement de cette thématique.

LES ENJEUX DE LA NORME ISO 30401


L’objectif principal de la norme ISO 30401 est d’aider les organisations à concevoir un système de management qui valorise et facilite la création de valeur grâce aux connaissances. Les connaissances sont perçues comme des facteurs-clés de succès dans la réalisation des objectifs stratégiques d’une entreprise. L’enjeu est donc de préserver, diffuser, partager et faire évoluer le patrimoine de connaissances de l’organisation.
La norme fixe les principes et exigences encadrant la mise en place d’un système de management des connaissances (SMC). Cette démarche requiert la collaboration entre les instances de pilotage et les départements opérationnels de l’entreprise : tout le monde est impliqué.
La norme propose un SMC standardisé, afin que toutes les structures puissent s’identifier à ce modèle (quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité), flexible et simple à appréhender.

QU'EST-CE QUE LE MANAGEMENT DE CONNAISSANCES ?

Les connaissances, selon la définition des textes de la norme ISO 30401, sont le capital personnel ou organisationnel permettant des décisions et une action efficaces en contexte. Elles peuvent être individuelles, collectives ou organisationnelles. Elles s’acquièrent par l’apprentissage ou l’expérience. Elles ont beaucoup de valeur pour l’entreprise car elles sont sources de performance, d’efficacité et de différentiation.
Le management des connaissances regroupe l’ensemble des méthodes et techniques permettant de gérer les savoirs et les savoir-faire au sein d’une entreprise. L’enjeu est d’adopter une approche systémique de ce management afin d’en faire un procédé global et cohérent à l’échelle de l’entreprise.
Un système de management des connaissances se met en place progressivement, prenant en compte le contexte et la culture de l’entreprise, s’adaptant aux modes de travail et d’interactions entre les individus. Un SMC performant exige un alignement entre la stratégie globale de l’organisation et les moyens/attentes des services opérationnels.

QUELS SONT LES CHAMPS D'APPLICATION D'UN SMC ?
La norme ISO 30401 établit un périmètre et des règles à suivre afin de mettre en place un SMC performant. Cela permet de cadrer la réflexion, de mieux comprendre l’organisation et ses besoins. Les champs d’application du SMC peuvent être divers et variés, l’enjeu est de bien cibler chaque cas d’application et d’en penser les intérêts et les caractéristiques. Une culture de management des connaissances doit être insufflée afin que les parties prenantes se rassemblent autour du projet et se sentent concernées.

On se demande alors pourquoi le problème est survenu suivant chacune des branches, et on se le demande plus d’une fois, d’où les 5 Pourquoi. Cinq n’est pas un nombre immuable, mais il ne faut pas s’arrêter à des causes superficielles : on cherche ici les causes racines. Une représentation commune est sous la forme de post-it, comme présenté ci-dessous.

QUELLES SONT LES EXIGENCES POUR UN SMC BIEN INTÉGRÉ ?
Afin qu’un SMC soit bien intégré au sein d’une organisation, il est nécessaire d’en faire un système vertueux qui tend à s’améliorer continuellement. Pour ce faire, des exigences sont énumérées afin d’encadrer le cycle de vie d’un SMC :
  • Leadership : nécessaire encadrement et politique précise à l’échelle de l’entreprise
  • Planning : calcul des risques et des opportunités afin de créer des repères temporels
  • Support : définition des ressources nécessaires humaines, technologiques, documentaires afin d’insuffler le management du changement
  • Opérations : détermination des actions à mener (procédures, contrôles)
  • Évaluation des performances : mise en place de KPIs
  • Amélioration : définition de nouvelles mesures et actions afin de pallier les difficultés ciblées par l’évaluation
Ces exigences d’intégration d’un SMC répondent à un enjeu de durabilité. En effet, l’adoption d’un SMC nécessite beaucoup de changements organisationnels au sein d’une organisation ; elle doit donc se faire de façon progressive et cohérente. Un processus qualité encadrant la phase de mise en place et même toute la vie du SMC est nécessaire, afin de répondre aux exigences et de capitaliser les pratiques et raisonnements d’amélioration (système vertueux). Toutefois, il est indispensable de l’intégrer aux processus existants afin d’en faciliter l’appropriation et la mise en pratique opérationnelle.

LA NORME ISO 30401 COMME CADRE DE TRAVAIL POUR LA MISE EN PLACE D'UN SMC PERFORMANT

L’objectif de la norme ISO 30401 est de fournir un cadre aux organisations pour la mise en place et l’entretien d’un SMC performant. Les préceptes de cette norme sont adaptables à tous les secteurs et à toutes les tailles d’organisation. Ils sont à appliquer selon le rythme défini par chaque entité en fonction de leurs ambitions et de leurs contraintes. Cette démarche est à aborder sereinement, car la norme ISO 30401 est sans obligation de certification (pas d’obligation pour un audit externe). Elle apporte un cadre général à l’intégration d’un système de management des connaissances et en explique les atouts.
Afin de vous aider dans la mise en place de votre SMC et de répondre aux exigences de la norme ISO 30401, BASSETTI met à votre disposition toute son expertise de conseil et d’accompagnement opérationnel de déploiement de système de management des connaissances.

Afin de vous accompagner sur l’ensemble de votre démarche, nous allions notre approche systémique de la gestion des connaissances à nos compétences spécifiques en système d’information. En effet, BASSETTI est aussi éditeur et intégrateur du progiciel TEEXMA® Design Handbook. Il s’agit d’une solution modulaire de gestion des connaissances qui va vous permettre d’organiser, de structurer et de systématiser vos ambitions de gestion des connaissances.

 

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