Optimiser la gestion des interventions des collectivités : La digitalisation au service d’une meilleure organisation
La gestion des interventions représente un enjeu clé pour de nombreuses organisations, en particulier pour les collectivités qui gèrent de multiples infrastructures, équipements, mobiliers urbains, etc. Une gestion efficace permet non seulement d’améliorer la productivité des agents internes, mais aussi de garantir la qualité et la rapidité des interventions. Cela permet, en fin de processus, de limiter le temps d’indisponibilité des services et équipements publics et d’améliorer la satisfaction des usagers et citoyens. Dans ce contexte, de nombreuses institutions, territoires et collectivités se sont dotées d’outils informatiques pour suivre les différentes activités dont l’efficacité reste bien souvent insuffisante.
Cet article vise à définir, les acteurs impliqués dans la gestion des interventions, les défis rencontrés au quotidien et les outils utiles pour optimiser la gestion des interventions dans votre collectivité.
De par sa nature, un territoire nécessite de nombreux services pour assurer les interventions d’intérêt générales qu’elles gèrent. Ainsi, ces activités s’appliquent à de nombreux services et sous services au sein des collectivités. A titre d’exemple, à l’échelle d’une mairie on peut citer les services aménagements et techniques : grands projets, architecture, mobilité, espaces verts, habitat, propreté, etc. Ces derniers peuvent toutefois être nommés différents ou organisés autrement en fonction des organisations locales.
Au-delà de ces services impliqués directement pour la réalisation des différents travaux, c’est tout un écosystème d’acteurs qui peut être joint à ces activités pour permettre une gestion intégrale du processus.
En effet, les demandes d’interventions peuvent provenir des responsables d’équipes, des équipes élues, des agents de terrains mais aussi des administrés. A l’opposé, on note également une multiplicité d’acteurs souhaitant connaître l’état de traitement et le reporting des activités pour répondre à des objectifs variés. Les responsables d’équipes pour le pilotage opérationnel des équipes, les équipes élues pour prendre des décisions éclairées ou encore les administrés qui souhaitent de plus en plus avoir de la visibilité sur le fonctionnement des organisations publiques. Cette pluralité requiert donc une organisation pluri-partie et multi-service.
De nombreux défis rythment le quotidien des collectivités dans la gestion des interventions. Parmi ces enjeux, nous pouvons ainsi retrouver les suivants :
En effet, bien souvent, il n’existe pas d’outil partagé, structurant et flexible pour le pilotage de ces activités pourtant importantes tant financièrement qu’en termes de nécessité. Il est alors difficile d’utiliser l’expérience et des données fiables lors de nouveaux projets. Par exemple, il est ainsi compliqué de déterminer où implanter des caméras de manière prioritaire si l’on ne peut accéder facilement à l’historique des emplacements d’incivilités. Comment définir le juste et nécessaire nombre et emplacement de corbeilles, sans exploiter l’historique des verbalisations ou dépôts sauvages. Autant de questions auxquelles il existe une réponse, à découvrir ci-après.
Pour les collectivités plus matures, on retrouve l’utilisation de nombreux systèmes informatiques éparpillés au sein des collectivités qui ne communiquent pas entre eux. Bien qu’efficace à leur échelle, la prise de hauteur à l’échelle multi-service en est complexe. Tout particulièrement pour les recoupements et comparaisons inter-services. Cela implique des différences de fonctionnement et de gestion, pas toujours souhaitées ou souhaitables. Il est aussi noté que la multiplicité des outils rend complexe et coûteux le maintien en condition de sécurité (risque cybersécurité) du système d’information.
Après 30 ans d’expérience passé à accompagner la filière privée et certains organismes étatiques, dans le pilotage de leurs interventions ; BASSETTI Group propose d’accompagner les collectivités territoriales et de leurs faire bénéficier d’un outil unique flexible, paramétrable, collaboratif, mobile et adapté aux spécificités locales avec son logiciel Maintenance – TEEXMA for Maintenance
Fluidifier la gestion des interventions est un impératif pour toute organisation souhaitant gagner en efficacité et en réactivité. En s’appuyant sur des outils modernes tels que la cartographie, la mobilité et le reporting automatisé, il est possible d’optimiser le processus d’intervention, tout en valorisant le travail des agents sur le terrain.
Ainsi, une gestion efficace des interventions contribue à améliorer non seulement la performance opérationnelle, mais également la satisfaction des équipes et des parties prenantes.
Également, grâce à la collecte de données fiables, il est possible d’améliorer l’efficacité des mesures prises.
